ISO9001:2015程序文件 之 记录控制程序文件样本
发布时间: 2022-01-14 16:39 点击：
ISO9001:2015程序文件 之 记录控制程序文件样本
1.0目的：
对本公司质量管理体系有关的文件进行控制，确保相关部门及时得到并使用有效版本的文件。
2.0范围：
适用于本公司质量管理体系有关的文件的控制。
3.0定义：
3.1质量手册：又称“一级文件”是规定质量管理体系的纲领文件。
3.2程序文件：又称“二级文件”是指对过程进行控制的文件。
3.3工作文件：又称“三级文件”是对具体工作细节进行规定、指导性的文件。
3.4记录表格：又称“四级文件”记录表格是一种特殊文件（空白表格格式是文件，当空白表格记录了数据或内容时才成为记录）。
3.5外来文件：是指客户提供的技术资料/图纸；国家/国际标准，与产品有关的法律、法规等。
4.0职责：
4.1质量手册：由管理者代表组织编写、审核，总经理批准。
4.2程序文件：由管理者代表组织编写、审核，总经理批准。
4.3工作文件：由各部门主管指定人员编写，各部门主管审核，管理者代表批准。
4.4记录表格：由各部门根据需要编制，管理者代表审批。（管理者代表审批各种记录表格时，在各种记录表格原件反面签字进行审批，以方便文控复印空白表格给各部门使用）。
4.5外来文件：
4.5.1 客户图纸或技术资料等：由管理部负责收集或取回，文控负责存档和管理；
4.5.2其它的外来资料或文件：如国家、国际标准，与产品有关的法律、法规由管理者代表负责收集，文控负责存档和管理。
5.0工作程序：
5.1质量管理体系文件编号与标识：
5.1.1文件代码规定：
A、DS-QM-XXXX。
DS-表示公司代码、 QM-表示质量手册代码、 XXXX表示发布年号。
B、DS-QP-00X 。
DS-表示公司代码、QP-表示程序文件代码、001-002-003-00X表示文件顺序号。
C、DS-WI-00X。
DS-表示公司代码、WI-表示工作文件代码、001-002-003-00X表示文件顺序号。
D、DS-QR-00X-A。
DS-表示公司代码、QR-表示记录表格代码、001-002-003-00X表示记录顺序号。
A-表示记录版本。
E、所有文件、记录表格的版本，全部用A、B、C……X表示：
“A”表示第一版； “B”表示第二版； “C”表示第三版，依此类推。
F、外来文件以其自身的编号为编号，无编号者可不设编号。
5.1.2文件标识规定：
A、质量手册、程序文件、工作文件每页上必须有公司名称、文件名称、文件编号、版本等标识。
B、记录表格上必须有表格名称、表格编号、版本等标识（对外的记录表格必须有公司全称）。
C、所有文件由文控编制《（标准）文件清单》、《（工作）文件清单》、《记录一览表》等显示不同文件的最新状态，当任何一份文件升版(修改)，则与之相关的“文件或记录清单”必须同时更新。
5.2受控与非受控文件的区别：
5.2.1受控文件：
A、本公司使用于质量管理体系的文件均为“受控文件”。
B、发放前必须审批及登记。
C、发放时每页上必须盖有“受控文件”印章。
D、原稿（不须盖“受控文件”印章，目的是方便各部门需要补发文件时的复印）由文控负责保管。
E、发放后的文件由接收者或接收部门保管。
5.2.2非受控文件：
A、本公司发给外部机构的文件为“非受控文件”。
B、发放时须盖蓝色“非受控文件”印章。
C、发放时必须登记，发放后不再收回。
D、升版（修改）后亦不必知会外部机构。
5.3发放与保管：
5.3.1文件审批后，由文控依照《（ ）文件清单》上的发放范围编制《文件发放、回收记录表》并发放文件，发放时需在文件的每页上盖“受控文件”印章或“非受控文件”印章，文件接收者收到文件后在《文件发放、回收记录表》上签收。
5.3.2文件发放后由文件接收者或接收部门主管负责保管。
5.3.3文件遗失，由文件接收者负责填写《文件领用申请单》，报管理者代表批准，文控补发文件。
5.3.4文件损坏，因工作不小心损坏文件或频繁使用文件致使文件损坏，由文件接收者或部门主管填写《文件领用申请单》，报管理者代表批准，方可补发。文控发放时应先收回已损坏的旧文件并登记在《文件发放、回收记录表》备注栏中后发放其新文件。
5.3.5所有文件原稿不允许盖章，由文控保管，方便各部门需要增加文件或更换文件时的复印工作。
5.4领用及复印：
5.4.1未经批准，不准任何人复印受控文件，如因工作需要复印，需要部门应填写《文件领用申请单》报管理者代表批准，由文控复印后依本标准5.3相关要求进行发放。
5.5文件更改：
5.5.1各级人员在工作中发现文件与现实工作不符，要对文件进行修改，提出修改者需填写《文件修改申请单》进行修改申请，经原审批人或原审批部门负责人批准后进行更改。
5.5.2修改后的文件按原审批、标识、发放与保管方式进行控制。
5.5.3修改后由先收回前一版次的文件，后发放新版文件，。
5.6外来文件的控制：
5.6.1管理者代表/质检部主管负责收集国家、国际标准及与本公司质量管理体系有关的法律、法规的最新版本，交文控统一管理，文控须将外来文件名称记录在《外来文件清单》上，各部门需要时可申请领用或借用。
5.6.2管理部收到客户的技术资料、产品图纸等，须交文控统一管理，文控收到管理部送来的客户技术资料、产品图纸等，须在《外来文件清单》上进行记录，各部门需要时可申请领用或借用。
5.6.3各部门需要领用或借用外来文件时，文控应将领用或借用数量、领用或借用人，登记在《文件发放、回收记录表》上，直接发放外来文件时，需在外来文件的首页和次页上盖“外来文件”印章。
5.6.4外来文件以其自身的编号为编号，无编号者可不设编号，但至少应登记其名称。
5.7作废文件的处理：
5.7.1收回的旧版文件由文控盖上“作废文件”印章，除保留一份作废文件存档外（保存的作废文件，由文控将作废文件名称记录在《作废文件清单》上，目的是方便以后查找作废文件），其它文件可作环保纸使用，有关公司机密的作废文件不可作环保纸使用，收回后文控须及时销毁。
5.8文件的管理：
5.8.1本公司的文件以书面形式为准，存在于电子媒体中的文件，不可作为执行的依据。
5.8.2本公司部分记录，可通过电子媒体进行记录、亦可保存在电子媒体中、各部门需要查阅或外部机构需要查阅，可通过电脑查阅或打印输出。
5.8.3任何人不得在受控文件上乱涂乱改，不准私自外借，文件接收者应确保文件清晰、整洁和完好。
6.0相关文件：无。
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