ISO9001认证程序文件样本-成文信息管理控制程序文件(参考)
发布时间: 2022-12-16 17:43 点击：
ISO9001认证程序文件样本-成文信息管理控制程序文件(参考)
1.目的
为更好的对确定、确保质量管理体系有效性所需的成文信息进行控制，使文件与记录、资料能在需要的场合和时机，均可获得并适用，且得以妥善保护，防止非预期使用和更改，特制定本控制程序。
2.范围
本程序适用于本公司所有文件、记录和资料（仅指书面文字形式的记录，不包括硬拷贝或电子媒体形式）编制、审核、批准、发放、更改、作废等过程以及外来文件的控制管理。
3.职责
3.1 总经理：负责《质量管理手册》的审批。
3.2 管理者代表：负责组织质量手册、控制程序的编写、审核。
3.3 文控中心：负责质量手册、控制程序、管理文件等受控文件的编号、归档、发放、回收和销毁等工作。
3.4 品质部负责质量记录的统一编号和保存，并对记录表格和格式进行控制；各记录填写人应准确、完整、清晰地填写有关数据等内容。
3.5 各部门：本部门相关文件的编写和审批，本部门在用文件和资料的管理，以及外来文件的收集与管理。
4.定义
4.1 第一阶文件：质量手册：阐明本公司质量管理体系如何满足国际标准要求，包括质量方针、质量目标等。
4.2 第二阶文件：程序文件：过程控制文件，规定何人、于何时、在什么地方做什么事。如：基础设施控制程序、采购控制程序、生产控制程序、监视和测量控制程序等。
4.3 第三阶文件：工作文件：说明如何做。如：管理文件：公司规章制度、管理规范等；技术文件：作业指导书、产品标准、工艺卡片、设备操作规程、检验规程、工程图纸、检验标准规范等。
4.4 第四阶文件：记录表格：用以收集、传递资迅、控制作业流程或证明作业已经符合要求。如：工序记录、检验记录、内审记录、顾客满意记录等。
4.5 外部文件：包括质量体系或产品相关的国际、国家、行业标准，法律法规、上级文件、函件、政府规定等，以及客户提供之技术资料。
5.管理内容与方法
5.1 文件编写
5.1.1 质量手册的编写：依据GB/T 19001-2016/ISO 9001:2015质量管理体系 要求的条款进行编制。
5.1.2 程序文件的编写结构：按“1.目的，2.范围，3.职责，4.定义（无时不写），5.管理内容与方法，6. 相关/支持文件（无时不写），7. 记录（无时不写），8. 流程图。”进行。
5.1.3 文件章节编号格式：
略
5.1.4 文件版本格式：首次制订为A/0版，尔后每修订一次增加一版，例如：A/1版、A/2版……，版本升到A/5时，自动变更为B/0,以此类推……。
5.1.5 文件页码格式：X/Y，其中X代表页码“第X页”，Y代表总页数“共多少页”。
5.1.6 文件的编、审、批和归档：
略
5.2 文件编号的编码规则
5.2.1 质量手册编号：
略
QP：程序文件
略
5.2.3 三阶文件编号：
略
Ø文件编写职能部门代码对照表
略
Ø文件类别代码对照表
文件类别
规章制度管理规范
作业指导书
工艺卡
产品标准
设备操作规程
检验规程
检验规范
工程文件、图纸
质量记录
外来文件
5.2.4 四阶文件编号：
5.2.4.1 程序文件质量记录编号：
略
5.3 文件的受控管理
5.3.1 对质量管理体系要求的文件，除提供外部相关组织使用的以外，均应实行受控管理。
5.3.2 文件“编制”单位应编制文件控制清单，对发布文件进行统一控制。清单中应包含文件名、文件编号、版次号。
5.3.3 受控文件除存档的原件外，发放前，应由文控中心加
盖红色“受控文件”章，技术性文件还应加盖红色日期章。
5.3.4 受控文件不得私自复印、转借。
5.3.5 提供外部相关组织使用的文件分发时应加盖红色“仅供参考”章。
5.4 文件的发放
5.4.1 各类文件都应由“编制”单位明确发放范围，并保证所需要的地方都能得到文件的有效版本。
5.4.2 受控文件发放时，应由“编制”单位在文控中心的“文件清单”中登记入册，并交由文控中心依拟“编制”单位所明确的发放范围及数量影印适当份数加盖“受控文件”章，请收文单位于《文件发放/回收记录》签名以示签收。
5.4.3 文件遗失时，收文单位应及时向文控中心申请补领，文控中心记档后再行发放。
5.5 文件的归档
5.5.1 一阶、二阶和三阶文件原件由文控中心统一存档保管，使用部门负责保管其签收的复印件。
5.5.2 四阶文件由使用部门存档保管。
5.5.3 各部门应指定专人（专职或兼职）对部门内部使用的文件进行管理。
5.6 文件的更改
5.6.1 文件在实施过程中，当组织结构、产品、工作流程、法律法规等出现变化，而原文件不再适用时，应对原文件进行更改。必要时，文件“编制”单位应组织对原文件进行评审。
5.6.2 文件更改前，申请部门应向“编制”单位填报《文件更改申请单》，说明更改前后的内容，由“编制”单位进行文件修改或换版。
5.6.3 更改后的文件要发到原接收部门，请收文单位于《文件发放/回收记录》签名以示签收，并同时撤回旧文件。
5.7 文件的作废、回收与销毁
“编制”单位应防止失效文件的非预期使用，当文件的适用性经评审确认为作废时，应及时通知文控中心回收，作废文件若仍有参考使用价值，可由文控中心盖上“作废”和“仅供参考”章后，单独建档保存；对没参考使用价值的作废文件，由文控中心统一销毁。
5.8 外来文件的管控
5.8.1 本公司的外来文件包括：与产品有关的国家或国际标准、工业标准、客户提供的文件数据。其中，销售部接收到：产品图片、图纸；采购部：供应商提供有操作性的产品手册；工程部：供应商提供的线路图、技术标准等。
5.8.2 外来文件的接收部门，应先交文控中心在《外来文件清单》上进行编号登记，加盖“外来文件”章后，按部门使用需求进行发放，并请收文单位于《文件发放/回收记录》签名以示签收。
5.8.3 “外来文件” 评审确认为作废时，应及时通知文控中心回收，具体按“5.7”执行。
5.9 质量记录的管控
5.9.1 质量记录管控：
5.9.1.1 标识：记录和记录表格用表格名称和记录编号包括版本进行标识
5.9.1.2 贮存：记录用专用资料柜存放，以防止损坏变质和丢失。
5.9.1.3 保护：品质部保管记录，所有的记录，应保持字迹清晰，版面清洁，重要的记录输入电脑长期保存。
5.9.1.4 检索：通过对记录进行编目、归档以便于快速查阅。
5.9.1.5 保存期限：根据质量体系文件的保存要求及法律法规本公司的规定，不同的文件应规定不同的保存期限，保存期限依相关程序文件上的规定。
5.9.1.6 处置：超保存期的记录由保管部门移交文控中心统一处置。
5.9.1.7 外借：根据顾客的需要，经管理者代表同意，可提供相关的记录。
5.9.2 质量记录清单：品质部须编制本公司质量记录清单；并在清单中明确记录保存部门和期限。品质部负责将记录表格汇编成册，并控制表格的版本和格式，同时，应在文控中心备案存档。
5.9.3 质量记录填写：
5.9.3.1 质量记录填写要及时、真实、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改；如因某种原因不能填写的项目，应在该项用单杠划去；各相关栏目负责人签名不允许空白。
5.9.3.2 如因笔误或计算错误要修改原数据，应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，签上修改人姓名、时间或盖上修改人印章或签名。
5.9.4 质量记录存档：
5.9.4.1 各部门应指定专人（专职或兼职）对部门内使用的质量记录进行存档、分类、标识、及保管。
5.9.4.2 存档方式：可视需要采用表格纸、硬盘、软盘、光碟、电子邮件等形式。
5.9.4.3 保存环境：质量记录要提供相宜的环境保存，注意防火、防潮、防损、防遗失。
5.9.4.4 保存期限：如合同或有关法规有规定的按规定执行，其它质量记录由品管部根据其重要性分级确定保存期并登录《质量记录清单》。
5.9.5 质量记录销毁：
5.9.5.1 质量记录如超过保存期限或其它特殊情况需要销毁时，由使用部门负责人填写《质量记录销毁申请表》呈管理者代表批准后通知品质部处理。
5.9.5.2 品质部依据经审批后的《质量记录销毁申请表》，在《作废质量记录销毁登记》上进行备案，并通知使用部门把已作废的文件交文控中心统一销毁。
6.相关/支持文件
7.记录
7.1 文件相关表格：
EVCC-QP007-QR01 《文件清单》
EVCC-QP007-QR02 《文件发放/回收记录》（横向）
EVCC-QP007-QR03 《文件发放/回收记录》（竖向）
EVCC-QP007-QR04 《文件更改申请单》
EVCC-QP007-QR05 《外来文件清单》
EVCC-QP007-QR06 《作废文件销毁记录》
EVCC-QP007-QR07 《质量记录清单》
EVCC-QP007-QR08 《质量记录销毁申请表》
EVCC-QP007-QR09 《作废质量记录销毁登记》
7.2 文件修改记录：
8.流程图
8.1 形成文件信息控制流程图
关键活动
权责部门
记录表单/文件
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