ISO 14000认证 环境管理体系对体系文件的要求与理解要点
本条款要求组织应对按本标准和环境管理体系要求建立的所有文件实施有效的控制。
● 记录作为特殊文件标准中有专门的控制条款（4.5.4）规定其控制要求。
● 应建立、实施和保持文件控制的程序，其作用是确保标准条款要求的实现。
● 为确保文件的充分性、适宜性和有效性，文件发放前应经过批准。
● 本条款要求必要时要对使用中的文件的充分性和适宜性进行评审和更新，并对更新的文件再批准。
● 应确保在使用地点获得适用有效版本的文件，并防止误用，为此，应对更改和文件的版本状态进行标识，并对其发放进行控制。
● 应确保文件字迹清楚，注明日期（包括修订日期）、标识明确，易于识别、妥善保管并在规定期间内确定保存的要求。
● 对外部文件应规定清楚其收集、识别、标识、审查、批准、发放、适用、更改和废除处置等环节的控制,确保能适时收集到适用的外部文件的最新版本和更改信息。
● 应采取措施，防止作废文件的非预期使用，包括过期、失效和不再适用的文件的非预期适用。对需要保留的作废文件应进行适当的标识。
● 组织对环境管理体系文件控制的重点应在于体系运行和对环境因素的有效控制，而不必把主要精力用于建立繁琐的文件控制系统。