企业文件公司管理制度编号规则方法 发布时间: 2019-06-09 23:27
企业文件公司管理制度编号规则方法
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每个公司都有自己的文件,有文件就要有编号,每个公司的编号各不相同,但思路基本一致,下面将就企业文件如何编号问题做介绍。
 
1企业文件编号,第一个编码可以取自公司logo代码,比如百度,编码的第一位可以用"B"或“D”,本次采用“D”作为文件编码的第一个编码。
 
2第二个编码,可以用代表公司文件的编码,根据想代表的意义不同,根据各自需要设置。比如可以用"QB"代表企业标准,也可以用“WJ”表达公司文件的意思,本次采用"WJ",至此文件编码已经编至:DWJ。
 
3第三个编码,可以代表文件发放部门,比如办公司发放的文件可以用“O”,销售部门发放的文件可以用"S"等,第三个编码与前两个编码之间用"/"或"-"隔开,表示编码的不同,本次采用“/”,假定为销售部门文件,至此文件编码已经编至:DWJ/S。
 
4第四个编码,可以代表公司文件ISO体系文件中的文件级别。比如公司手册类一级文件用A,程序文件等二级文件用B,操作、标准类等三级文件用C等,第四个编码与前三个编码之间可以用"/"或"-"隔开,表示编码的不同,本次采用“-”,本次以三级文件举例,采用编号C,至此文件编码已经编至:DWJ/S-C。
 
5第五个编码,可以细分文件种类,如安全类文件用A,标准类文件用B,公共制度文件用C等,本次以完全类文件举例,至此文件编码已经编至:DWJ/S-CA。
 
6第六个文件可以作为文件发放的流水号,流水号的位数根据公司可能发放的文件的多少来定,建议以三位数编制流水号。本次以销售部安全类文件,编制的第一份文件为例,则其流水号为“001”,至此文件编码已经编制完成,这第一份文件的完整编码为“DWJ/S-CA001”。
 
7特别说明,文件编码编制前,请先对公司文件进行分类规划,根据分类规划情况,进行分级,及选择有代表意义的编码。选择编码时,可以用分类名称的拼音字母首位表达,可以用其英文单词首位编码表达等。
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