职位管理体系搭建：如何编制各部门职位的职位说明书

根据各部门职责编制各职位说明书；职位说明书制定的原则是直接上级为下属制定职位说明书。职位说明书实际上是传递了上级对下级的期望和要求，并且职位说明也要定期根据公司业务和战略的变化而不断更新和修订，所以说为下级制定职位说明书也是管理者的一项职责，同时也有利于规范管理；

职位说明书包括职位名称、所在部门、报告关系、职位基薪等级、职位编号、编制日期、职位概要、职位位置、任职资格（资历、所需资格证书、知识技能要求、能力要求、素质要求）、工作联系、职业通道、职责要求、关键绩效指标（KPI）、签字确认。

1、如何填写“职位名称”

职位名称是对工作名称的进一步明确，规范职位的名称有利于进行职位管理；

2、如何填写“所在部门”

所在部门是指该职位所属的机构或部门；繁简程度要是企业具体情况来定，原则是应该写到该职位所属的最小组织细胞；一般会有以下几种情况：

机构或公司的正职和副职填写所在机构或公司的名称；各部门人员的所在部门填所在机构或公司及对应部门的名称；如果部门内还有处，则一般员工还应该写到属于哪个处；

例如：某一般规模子公司人力资源部员工，填“子公司名称+人力资源部”；如果部门很大，还分有各处，则招聘处的员工填“公司名称+人力资源部招聘处” 。

3、如何填写“报告关系”

报告关系指该职位的直接上级；一般会有以下几种情况：

机构（包括子公司、分公司、事业部、分厂）或部门副职的直接上级是正职；

各部门或机构正职的直接上级是对应的主管领导；

各部门内人员的直接上级一般来讲都是该部门的正职；但如果部门内还有处，则处长的直接上级是否部门正职，各处内的员工直接上级是该处处长；

4、如何填写“职位薪资等级”

职位薪资等级是指该职位经过职位评估和薪酬设计后的薪资等和级别的位置。

5、如何填写“职位编号”

职位编号是指职位的代码，组织中的每个职位都应当能有一个代码；编码的繁简程度视企业具体需要而定；职位编号的目的是为了便于快速查找所有的职位；

职位编码的步骤：为整个集团所有机构进行编号；机构内部门编码；对部门内各处进行编码；对各处职位进行编码；

例如：某一职位编码01010202，表示公司某区局综合部人力资源部副主任。

这一栏将在全公司职位说明书编制完成后由人力资源部为全公司所有职位说明书统一编号并填补上；

6、如何填写“编制日期”

编制日期是指工作说明书的具体编写日期是什么时间；这一栏可以暂时不填，将在职位说明书出台时有人力资源部统一填补上；

7、如何填写“职位概要”

职位概要也就是职位设置的目的，应该用一句话简单地概括工作的主要功能，简短而准确地表示该职位为什么存在；机构整体目的的哪一部分由该职位完成？ 该职位对机构的独特贡献是什么？ 如果该职位不存在，会有什么工作完不成？ 我们究竟为什么需要这一职位？

例如，对于空调公司设备科经理来说，其职位设置的目的如下：

8、如何填写“职位概要”

职位设置的目的部分还应当描述工作的总体性质，因此只列出其主要功能或活动即可。这样，对于车间的编程员来说，其职位设置的目的可以描述为：“指导所有的数据处理的操作、对数据进行控制以及满足数据准备方面的要求。”对于物料科经理这一工作来说，它的综述可以描写为：“组织购买、运输以及存储和分配生产线上所需要的所有材料。”

应力图避免在工作综述中出现象“执行需要完成的其它任务”这样的笼统性描述。虽然这样的描述可以为监督人员分派工作提供更大的灵活度，但专家明确认为，如果一项经常可以看到的工作内容不被明确写进工作描述，而只是用象“所分配的其它任务”一类的语言，就很可能会成为逃避责任的一种托辞，因为这使得对工作的性质以及人员需要完成的工作的叙述出现了漏洞。

9、如何填写 “职位位置”

位位置表明本职位在整个组织中所处的层级和位置；例如：某公司招聘主管的职位位置：

10、如何填写“职责要求”

工作的责任与任务是编写说明书最为繁杂的部分。为了了解和描述职位的情况，至关重要的是要明确提供该职位的职责范围和权限； 职位的职责来自于组织使命的分解，按照组织的要求，本职位应该做什么；

在编写职责时，首先应该将本职位职责的几个大块找出来，即本职位应该做那几方面的事情，然后对每块事情进行具体描述；在具体描述时，每一条职责，都应尽量以流程的形式描述，尽量讲清楚每件事的输入与输出，描述的格式为：“动词+名词宾语+进一步描述任务的词语”；

1、如何填写“职责要求”

职位的职责分解：职位、职位使命和主要职责、职位职责的分解

在职位职责的描述中，重要的是清楚的界定每一职责上的权限，应该用精心选择的动词恰当地描述权限范围。在职位说明书的编制过程中，经常会碰到下面这些情况：

针对制度、方案、计划等文件可以用草拟、拟订、审核、审定、转呈、提交、下达、备案、存档、提出意见等动词；

针对信息、资料可以用调查、收集、整理、分析、研究、总结、提供、汇报、反馈、转达、通知、发布、维护管理等动词；

关于某项工作（上级）可以用主持、组织、指导、安排、协调、监督、管理、会同、审批、审定、签发、批准、评估等动词；

思考行为可以用研究、分析、评估、建议、参与、推荐、计划等动词；

直接行动可以用组织、执行、指导、控制、监管、采用、参加、阐明、解释、提供、协助等动词；

上级行为可以用批准、指导、确立、规划、监督等动词；

管理行为可以用达到、评估、控制、协调、确保、鉴定、保持、监督等动词；

专家行为可以用分析、协助、促使、联络、建议、推荐、支持、评估、评价等动词；

下级行为可以用检查、核对、收集、获得、提交、办理等动词；

例如：在编制某一文件的过程中，部门负责人组织拟订文件，一般文员可能只是按部门内主管的要求收集一些资料，然后主管草拟文件，主管副总审核文件并提出意见，总经理最终批准文件。这些动词清楚、准确的表明了相应职位在流程中的权限。

十一、如何填写“关键业绩指标”

绩效指标是指从哪些方面、以什么标准去评价该职位工作的效果；绩效可以体现在两方面，一个是工作的结果，另一个是在工作过程中高绩效的行为。因此绩效指标也分为结果界定和行为界定；对管理者来说，绩效指标是考核依据；对员工来说是却是行为导向，因此绩效指标的设定在兼顾工作性质的同时，应充分考虑公司的战略及价值观；职位说明书中的考核指标只需到考核方面即可，在考核制度中将会对考核指标进行标准分级的描述。