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ISO内审员培训 优秀ISO内审员应掌握的审核技巧 发布时间: 2019-10-08 19:50
ISO内审员培训 优秀ISO内审员应掌握的审核技巧
1. 要善于提问
如果审核员在现场审核时基本上是按检查表组织提问,则应做到自然、合理,切忌生搬硬套。审核员应保持耐心、礼貌和微笑的姿态,这将有助于克服受审核方人员的畏惧心理。审核员完全可以将同一问题问不同人员,然后探讨答案不一致的原因。
对现场不同层次和岗位的被访者所提的问题应有所不同,如与管理者交谈时应针对方针、承诺和相关责任,对操作岗位上的员工,则应谈具体的工艺和操作中有关的质量问题。
提问时应尽量提开放式的问题,即避免对方能用“是”、“不是”回答的封闭性问题。提问可以遵循“5W1H(Why,What,Who,Where,When,How)”的原则,也可以用“出示、解释、记录、多少、程度、达标率”等关键词为引导,采用易于理解的语言,充分利用审核准备过程中制订的各种检查表,与对方进行公开式的讨论,启发对方的思考和兴趣。
 
2. 要善于倾听
要记住,信息是通过看、问、听获得的,不能从讲话中获得。
审核员要注意认真听取被访者的回答,并作出适当的反应。首先必须对回答表现出兴趣,保持眼神接触,用适当的口头认可的话语,如“是的”、“我明白了”来表明自己的理解,谈话时要注意观察对方的表情,在受审核方对提问产生误解或答非所问时,审核员应礼貌地加以引导。
 
3. 要善于观察
审核员要仔细观察现场环境、设备、产品和标记,查看有关记录。对现场发现要进行深入检查以确定审核证据。审核证据是指通过观察、测量、试验或其他手段所获得的符合实际情况的信息,在实际审核中可以用以下两方面作为审核证据:
(1)现场观察及文件审阅中存在的审核证据;
(2)访问时,与被审核的活动负有责任的人的谈话
可以成为审核证据,但还应注意面谈取得的信息应通过其他的渠道(包括观察、查阅记录以及现场测试)予以核实。对无法核实的信息应给以标识。传闻以及陪同人员、与被审核的活动无关人员的谈话不能作为审核证据。
 
4. 要做好记录
审核员应确保审核证据的可追溯性,为此必须详细地进行记录,如采用笔录、录音、照像等方式,所做的记录包括时间、地点、人物、事实描述、凭证材料、涉及的文件、各种标识。这些信息均应字迹清楚、准确具体,易于再查。只有所获取的记录准确、完整,才能为审核结果作出合理的判断。
 
5. 要善于追踪验证
审核员必须善于比较,追踪从不同来源获取的对同一问题的信息,从差别中判断体系运行状况,必须善于追踪记录与文件,记录与现状的符合情况,并作出结论。审核员必须善于追踪管理体系某一组成部分的来龙去脉,发现问题,获取审核证据。而不是轻信口头答复。
 
6. 要善于创造一个良好的审核气氛
审核员应平等、和气待人;注意听人讲话,认真作记录;不时用点头、注视、附和等方式表示对谈话感兴趣。索看文件、找人谈话应征求对方领导同意,发现了不符合要对方领导签字时,应耐心说明理由,不要采用争吵的方式等等。
 
总 结   
随着新技术、新的管理理论和新标准的涌现,譬如说,质量管理体系标准2015版已经发布,其中有许多方面的变化,文件要求的弱化、对质量目标的具体要求、对领导力的强化、对质量风险的评估。内审员这个职业(岗位)需要进行不断的充电,需要学习很多新知识,在专业方面持续实践和总结经验教训,才能保持自己的能力水平,才能跟上内审员职业发展的需求。