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ISO内审员培训 一步步教你做体系审核,学会了少走弯路 发布时间: 2019-07-03 14:05
ISO内审员培训 一步步教你做体系审核,学会了少走弯路
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审核的有效性不等于体系运行有效性的全部,成功的审核是客观公正地进行审核发现,并有效地利用审核发现不断地改进体系和运行的绩效。
 
有效开展内审的两个条件
1. 你对所审核领域的专业活动是明白的。
2. 你已是一个成熟的审核员(至少不是一个吹毛求疵的人)
 
说明:第1条,如果对你所审核的活动、过程、产品或服务一无所知,提供再详细的检查表也无法提高审核有效性,因为你除了照着检查表念问题不敢有任何延伸的提问,因此合格的审核员应对即将审核的领域应熟悉了解。
 
第2条,不吹毛求疵绝不是说审核走过场、差不多就行了的观点。而是要始终坚持“有效性”的审核观念。例如,对于ISO9001的内审,某工位未制定作业指导书,就以此开不符合项就有些牵强。应基于风险的思维继续审核以确认以下问题:①该工序是否简单?②是否是非重要工序?③员工是否清楚如何操作?④该工序是否从未出现过质量问题(可查询制程异常清单等)。
 
如果以上4个问题的答案均为“是”,则不建议开不符合项。别担心不妥,对于只有1~2个步骤的简单工序,就算编一个文件挂在那里,也不见得能提高什么,而且还会让被审核方认为你是一个过于较真的人。
 
注:以上“作业指导书”的问题对于IATF16949:2016的内审不适用,因为IATF16949:2016要求为每一个工序制定标准作业指导书,见8.5.1.2。它要求员工不仅会操作,而且要保证每一个员工在该工序的作业都是标准化、一致性的。
 
但对于使用”已过校准有效期“的量具检验产品是一定要开不符合项的,这就存在将潜在的不合格产品交付给客户的风险。如果抽到的所有量具过期或未校准,那就是严重的不符合项了。
 
审核的第一步你应该先收集
标准的要求;
体系文件的要求;
上次审核中集中的问题点;
管理中的重点和难点;
已知该部曾发生过的管理问题。
 
而后开始相应的策划
过程的顺序;
关键点的关注;
时间的有效分配;
合理的人员配置(独立性和专业性的要求);
审核时机的确定和把握。
 
应该注意的事
策划的结果事先应通知受审核方,不要造成突然袭击;
允许别人作充分的准备;
不要严重干扰别人的正常业务作业,审核时间应可以协商并可调整
 
检查表是重要的,但不一定是详细的
可以帮助你把握节奏,体现你的重点关注;
内容表达可仅是提示性的,详略取决于你的经验;
不能照本宣科,提问应讲究技巧;
内审应可以提前给受审核方审核检查表(受审核方需要时);
检查表应是审核记录的一种。
 
构思检查表的三个要点
日常工作是如何处理的;
当某些非常规的事情出现时/体系是否还工作;
当出现危机时/事物是否仍在控制下。
 
进入现场前内部的充分协商是必要的
目的是沟通审核意图和协调审核步骤;
同时进一步明确审核中的重点关注;
相互提醒审核中应特别注意的事项。
审核员最大的挑战是与人相处;
因而与人打交道得十分小心;
不能让对方反感而导致你审核的失败;
记住:千万不能把审核做成是审查(找麻烦)。
 
记住样本选择的原则
为了达到目标;
密切相关的;
有代表性;
样本量:3<n<12
 
有效的工作方式
听:聆听、倾听,听你所关心的;
看:敏锐、敏感,丝丝缕缕中看出问题的真相;
查:学会抽样查看,学会证实;
问:不脱离你的主题,询问你所关心的事。
记录:是不可缺少的,尤其是对问题点应予详细的记录。
 
有效的审核顺序
交谈——提问
描述——听取
文件——依据
证明——有效证据
 
现场审核中导致失败的情况
同仁面前举止过于刻板,让人不自在;
没有以平常心进行有效沟通,以为高人一等;
提问缺乏技巧,让人可用简单的YES或NO回答之;
缺乏自信心,不能涉及别人工作的核心问题;
不能有效用全“听、看、查、问”的审核方法,一味只查资料做记录;
不能用足够的智慧去化解审核中的障碍;
做和事佬去介入别人的事务纷争;
滔滔不绝说教,让人家以为你是一名牧师;
审核组内不能按分工有效协调,各行其是。
 
高层审核是个难题
职位上本身就高过你,你有一种敬畏的感觉;
知识水平上可能比你高;
看问题的层次和深度可能和你不一样;
但也不排除有低水平、低认识的人。
 
但它却是关键的一步,需要你
事先做充分的准备;
标准和文件是你的依据;
应该沟通一些管理者感兴趣又不脱离主题的话题;
学会用经济语言,而避免用生硬的名词、术语;
必须让管理者体会到这样的审核对推动体系确实有益;
你需要是会沟通又有一定知识面的人
同级沟通也不轻松
坦诚心打动人,千万别让人感觉来搅浑;
是完善体系,而不是给别人难看,所以应换位思考,体谅别人的难处;
对发现问题应帮助分析原因,根本目的在于挖掉冰山;
以事论事,别扯入人际关系;
失误人人都有,千万不要落井下石,更不可打小报告穿小鞋;
当你犯错时,道歉是必须的;
总之,友好的气氛是成功审核的基础。
 
与作业层人员沟通应注意
礼貌待人更显需要;
现场中作业人员是忙碌的,应而不宜花很长的时间;
要用听得懂的语言;
不能要求工人背出文件要求;
对操作过程的观察可代替询问工人对文件的理解;
交谈时避免打断说话或反驳,对误解要有耐心;
不能当着工人面前做记录。
 
现场审核中要有深度
前后左右审核思路应能贯穿;
抽查可以某个产品形成的个案层层展开(从订单-设计-采购-生产-包装-交付-服务);
必须关注产品形成过程中的关键环节,并以足够的专业能力作支持;
法律、法规有规定的应予重点关注;
体系的信心支撑来自于自我完善,这一点各部门均予以强化关注;
对组织内已知的问题点应予以重点审核;
管理中的难点、重点,应有足够的经验去识别和判断;
对发现的冰山一角要有能探究其根基深度、广度的能力。
 
证实是重要的一环
不能道听途说;
无错声明应进一步确认;
责任范围内的有错声明是证据。
 
审核发现的形成应抓大放小
不要吹毛求疵,应该懂得持续改进,小事以提醒的方式告之;
要抓住体系中的大缺失,以帮助别人能改进后有所提高;
对重复性发生的小问题,应该当作系统问题提出,这不能因小而放。
 
审核发现记录和报告
记录应该是可追溯即可重查;
报告不能有数量限制,否则不能对体系做完整判断;
不要害怕让审核机构发现内审的全部,纠正措施才是至关重要的;
形成的报告因得到受审核部门的确认。
 
不合格报告三要素
 
 
不合格报告撰写要求
正确性;
完整性;
清楚;
简洁。
 
纠正措施内审的根本落脚点
原因分析很重要,根本原因须找到;
分清纠正和纠正措施的区别;
受审方是纠正措施的主导者,但内审员应该是辅导员;
限时检查(验证)是关键。
 
评价审核能力和绩效很必须
为下次审核提供改进的基础;
促使内审员不断地提高水平练内功;
使受审核方有一个良好的感受,提高对内审的内心赞成度;
体系审核真正做到审核增值。
 
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