信息技术管理结果控制 发布时间: 2020-11-08 14:21
信息技术管理结果控制
组织可以利用结果来控制信息技术组织中的应用,可以采用将信息技术应用的成本分摊或不分摊给组织中应用信息技术的部门来控制信息技术应用活动。
1.免费使用信息技术资源
很多组织使用信息技术而不将成本分摊到各个应用部门,这样做有很多的好处,因为信息技术免费,所以很多用户提出需求而且乐于进行实验创新,这就特别适合信息技术创新和推广阶段。信息技术部门也容易将自己提供的服务推广到组织的各个部门,相应地,组织不用开发和使用信息技术应用的记账系统,也节省了成本。
这种方式适合信息技术预算少或者创新要求高、财务预算充裕的企业。但这种方式也存在问题,因为信息技术是免费的,所以所有的用户都可提出使用资源的申请,由于用户提出的申请数量太多,信息技术部门不能一一满足,导致申请积压,重要申请得不到重视,同时信息资源在组织机构内的分配问题也会演变成为一种新的矛盾。
信息技术的免费使用也会导致信息技术部门没有竞争压力,无法衡量性能情况,效率降低。一些企业也可能根本无法免费使用信息技术资源。
对企业而言,一个更好的方法是免费使用信息技术资源,但非正式地通知用户如果核算成本他们使用的信息服务价值将是多少,这样让用户了解他们所使用的信息资源并不是真正免费,而且让他们知道他们花费的资源是多么巨大,他们就会更珍惜和更好地利用信息技术资源。
2.分摊信息技术资源成本
分摊信息技术资源成本到各个应用部门最大的好处是用户可以诚实地提出使用信息技术的请求。这种方式适合信息技术应用的管理控制阶段,因为此时用户已经广泛接受了新技术,组织更强调新技术运用的效率。一般信息技术运行成本的分摊会在组织内引起广泛的争论,但是其带来的好处也是明显的。事实上,传统的分摊成本的企业往往是将信息技术资源的成本分摊到各个部门。
在组织中将信息技术运行成本分摊到各个应用部门并不容易,并存在如下问题:分摊过程中存在很多的主观因素;分摊的计算公式非常复杂,难以向用户说明,也难以获得用户的理解;分摊除非经过仔细的管理,否则往往会打击用户使用信息技术的积极性,而且辅助分摊的记账系统本身就非常复杂、昂贵。
为了有效地实现分摊,首先应该取得用户的理解,也就是分摊系统应该简单,用户无法理解系统将不能通过这种方法有效地引导用户的行为;其次分摊系统应该公正而且合理;再次,应该将信息技术的效率同用户的利用率分开,信息技术人员负责低效率的问题。月末、年末进行成本分摊无助于成本控制,只能使用户和信息技术人员产生对立情绪,所以不应分摊。
一个比较好的方法是通过不要将100%的信息技术成本分摊到用户部门,因为还有一部分成本是信息技术维护和开发的成本,这部分成本与信息技术的运行成本的管理不同。一般信息技术部门在开发和维护之前会与用户签订开发和维护合同,合同规定:
(1)预计的开发和维护活动的成本,信息技术部门应该对超出合同规定的成本部分负主责。
(2)一旦开发活动需要重新评估时,评估应该包括哪些步骤。在开发或维护的范围变化时取消该活动应该包括哪些步骤。
(3)一旦开发和维护活动的成本计算需要按照消耗的时间和材料计算,则需要预先得到用户的理解。