iso20000信息技术服务管理体系认证前期调研工作内容与调研方式方法 发布时间: 2020-01-13 12:12
iso20000信息技术服务管理体系认证前期调研工作内容与调研方式方法
iso20000信息技术服务管理体系认证准备阶段的另一项重要工作就是调研,对于整个组织而言,进行充分细致的调研工作有助于梳理组织内IT服务管理现状,同时对于提高全员认证意识,提升组织内成员对认证工作的重视程度有一定的积极作用。这一阶段的工作在某种程度上和下一阶段差距分析工作存在一定重叠,可以同步进行。区别在于正式启动认证前的调研承担了部分可行性研究的职能,同时主要偏重于现状的了解和梳理,并不过多地进行与ISO 20000标准条款的对比,而差距分析主要立足于ISO 20000标准,运用专业的分析方法和工具进行比较性的分析,查找出组织现状和ISO 20000标准中各条款的差距,进而制定改进课题。
下面简要介绍几个iso20000信息技术服务管理体系认证备阶段常用的调研方式。
1.问卷调查
问卷调查是最为常用的方式之一,优点是可以让受访对象能够有针对性地准备收集材料、整理相关信息,同时准备的时间也相对充裕。在调研问卷回收的基础上,可以安排进行面对面的访谈,对问卷中的重要部分进行展开了解。
问卷调查可根据ISO 20000的特点进行设计,主要包括2个部分,即管理体系和13个管理流程。管理体系部分的调研范围涵盖认证目标、组织结构、员工职位描述、人员知识结构、文档体系、培训体系、内部审计和改善计划等方面。管理体系的调研对象为组织的高层管理人员,这些人员通常也是ISO 20000体系整体质量管理人员,或称质量经理,对整个体系负有管理职责。管理流程部分相对细节层面的内容较多,可以包括各流程的定义、输入、输出、文档记录、工具以及流程间关联的内容。管理流程的调研对象为组织内当前负责相关流程或者工作的管理和技术人员,通常可包括ISO 20000体系中各流程经理、流程协调人员和流程执行人员。
2. 人员职责汇总
除管理体系和管理流程外,组织内部人员职责分工也是调研期间需要梳理和掌握的重要内容。建议采用“人员角色和职责列表”(Role & Responsibility Matrix)的方式,通过建立人员和工作内容的对应矩阵,对组织内所有人员的职责分工进行汇总和整理。
范例说明:
1) 横向:按组织的部门划分来填写,包括各部门经理和员工。可以包括组织外部的合作厂商信息。
2) 纵向:按工作内容排列。工作内容可分为多级,填写时应尽可能覆盖全面,各级工作内容颗粒度应统一。工作内容分为两级,在工作内容的划分时需要考虑覆盖面与细致性问题。覆盖面需要尽可能全面,而各级工作内容划分的颗粒度则又需要相对均衡。
3) 交叉点:横纵向交叉点为工作项与人员的对应关系。
P(Primary):代表主要负责人;
B(Backup):代表次要负责人或是主要负责人的